스티븐 코비의 시간관리 매트릭스: 시간관리 4사분면

· 2018-07-30

시간을 잘 관리한다는 것은 단순히 해야 할 일의 목록을 만들고 이를 하나씩 지워나가는 것을 의미하는 것이 아니다. 이것은 계획을 하고, 우선순위를 정하고, 효율적으로 일하고, 그리고 다른 사람에게 일을 넘겨주는 법을 아는 것을 의미한다. 좋은 소식은 시간을 최대한 활용할 수 있게 도움을 줄 방법이 있다는 것이다. 오늘은 시간을 쓸만한 가치가 있는 것이 무엇인지 알아내는 방법을 보여줄 것이다. 바로 스티븐 코비의 시간관리 매트릭스(Time Management Matrix)라는 것이다.

그는 시간관리가 단순한 업무 정리가 아니라, 삶을 살아가는 방식이라고 주장한다. 시간을 관리하는 방법이 행복에 엄청난 영향을 미치기 때문이다.

“모든 것을 할 수 있는 충분한 시간은 결코 없지만, 가장 중요한 것을 할 수 있는 충분한 시간은 언제든 있다.”

브라이언 트레이시

스티븐 코비의 시간관리 매트릭스

스티븐 코비의 시간관리 매트릭스는 4사분면으로 나뉜다. 각 사분면은 서로 다른 우선순위를 나타내며, 각 사분면에 따라 다르게 관리할 특정 활동들이 있다. 좀 더 자세히 살펴보자.

1사분면: 중요하고 급한 일

십자가를 그린다. 그러면 4개의 빈공간이 생긴다. 이 4개의 공간이 스티븐 코비의 4사분면이다. 1사분면은 왼쪽 상단의 것이다. 여기는 ‘급한 일’과 ‘중요한 일’라는 두 가지 기본 범주에 속하는 것들을 포함한다.

시간에 쫓기는 여자: 스티븐 코비의 시간관리 매트릭스

1사분면은 어떤 상황에서도 미뤄서는 안 되는 업무들을 적는 칸으로, 최우선 순위를 위한 것이다. 이것은 가능한 한 빨리 그 일을 해야함을 의미한다. 이 일을 끝날 때까지는 모든 다른 활동을 제쳐두도록 한다.

예를 들면, 1사분면에 있는 일이 집에 전기가 끊긴 것을 해결하는 것일 수 있다. 전기가 필요한 일들이 많기에 이를 미룰 수가 없다. 또 여기에 속하는 다른 것들은 질병, 사고 등이 있다.

2 사분면: 중요하지만 급하지는 않은 일

2사분면에 있는 것은 바로 처리할 필요가 없는 것들과 관련이 있지만, 이 경우에도 다 중요한 일은 맞다. 다시 말하면 중요하지만 급하지는 않은 것들이다. 이들은 보통 단기적으로보다 장기적으로 더 중요하다.

2사분면에 있는 일들은 생사가 달린 문제가 아니지만 삶의 질과 행복을 위해 여전히 중요한 것들이다. 이것의 가장 좋은 예는 건강이 될 수 있다. 인생의 모든 것은 건강에 달려 있기 때문에 자신을 돌보는 것은 중요하다. 자신을 돌보지 않아 단기적으로 끔찍한 일이 생기진 않겠지만, 장기적으로는 그럴 수 있다.

2사분면에 적합한 다른 일들은 기말고사를 준비하거나, 친구 혹은 파트너와 건강한 관계를 유지하는 것 등이 있다. 운동, 뉴스 보기 등도 여기에 포함될 수 있다.

3사분면: 급하지만 중요하지는 않은 것

3사분면은 가장 까다로운 사분면이다. 어떤 일이나 활동이 3사분면에 속하는지 정확히 알아내기가 쉽지 않다. 왜 그럴까? 급한 일은 관심을 끌기 때문이다. 하지만 관심을 끈다고 해서 모두 중요한 일은 아니다.

업무를 토론하는 사람들

습관적으로 혹은 우연히 하게 되는, 그러나 필요하지는 않은 일들을 여기에 적으면 된다. 예를 들면 누군가를 우연히 만나 잠시 이야기를 하는 것, 혹은 사소한 일로 소셜미디어 상에서 언쟁에 휘말리는 일 등이 포함될 수 있다.

4사분면: 중요하지도, 급하지도 않은 것

4사분면은 기본적으로 무의미한 것들이 속하는 사분면이다. 여기에 속하는 일들은 중요하지도 않고 급하지도 않지만, 시간을 잡아먹고 마는 일들이다.

예를 들면, 5분마다 이메일을 체크하는 불필요한 일들이 포함될 수 있다. 혹은 중요치 않은 일들로 문자를 주고 받는 일, 텔레비전을 보는 일이나 온라인 쇼핑을 하는 것도 예가 될 수 있다.

올바른 시간관리

스티븐 코비의 시간관리 매트릭스를 접한 사람들은 자신이 1사분면과 3사분면을 혼동하고 있다는 것을 깨닫는다. 중요하고 긴급한 일을 적을 칸에 급하지만 그다지 중요하지 않는 일들을 적어넣기가 쉽다.

코비는 이것이 우리가 대체적으로 모든 일을 급하다고 여기기 때문에 생기는 일이며,우리에게 많은 스트레스를 주는 것이 이러한 긴박감이라고 말한다. 이 두 사분면을 다루는 법을 배우는 것이 전반적인 시간관리를 도울 수 있는 이유이다.

코비는 우리가 주로 2사분면에 집중해야 한다고 말한다. 그에 따르면 그 일들이 웰빙과 행복을 찾을 수 있는 것들이라 한다. 2사분면에 들어가는 것이 무엇인지 정확히 알고 그 일에 집중한다면 스티븐 코비의 시간관리 매트릭스가 잘 통한 것이다.